問 要(yao)想成為一個專業的秘書，應(ying)(ying)該具備哪些條件？或(huo)應(ying)(ying)該善長什(shen)么？有什(shen)么注意事項？

答 1、語(yu)言表(biao)達(da)能力(li)。熟練(lian)本(ben)國語(yu)言的(de)(de)口(kou)頭表(biao)達(da)與(yu)(yu)書(shu)面(mian)(mian)表(biao)達(da)能力(li)。這(zhe)其中(zhong)包含(han)一(yi)(yi)個(ge)速記(ji)能力(li)。沒(mei)有對本(ben)國語(yu)言的(de)(de)熟練(lian)運用，速記(ji)是(shi)做(zuo)不好的(de)(de)。當然你(ni)(ni)(ni)用電腦記(ji)錄(lu)也(ye)是(shi)一(yi)(yi)樣(yang)的(de)(de)。打字速度快也(ye)是(shi)一(yi)(yi)種速記(ji)能力(li)。總(zong)之，各種會(hui)議要完(wan)(wan)整(zheng)記(ji)錄(lu)，領導(dao)口(kou)述工(gong)作也(ye)需要準確記(ji)錄(lu)。有一(yi)(yi)定(ding)的(de)(de)外國語(yu)基礎。因為(wei)全球經濟(ji)一(yi)(yi)體化(hua)之后，中(zhong)文夾雜外文的(de)(de)文章與(yu)(yu)宣傳資料太多了(le)。 2、人(ren)(ren)際關系(xi)處理(li)能力(li)。總(zong)經理(li)由于日理(li)萬(wan)機的(de)(de)緣(yuan)故(gu)，很(hen)多溝通(tong)協調(diao)或(huo)(huo)跟進的(de)(de)事務工(gong)作，都會(hui)交給秘(mi)書(shu)辦理(li)。傳達(da)指(zhi)令(ling)(ling)或(huo)(huo)了(le)解(jie)工(gong)作進度，會(hui)成為(wei)秘(mi)書(shu)的(de)(de)主要工(gong)作。如(ru)果(guo)你(ni)(ni)(ni)沒(mei)有一(yi)(yi)定(ding)的(de)(de)人(ren)(ren)際關系(xi)處理(li)能力(li)，完(wan)(wan)全以命令(ling)(ling)或(huo)(huo)傳令(ling)(ling)兵的(de)(de)口(kou)吻對待溝通(tong)對象，多半(ban)會(hui)吃虧。你(ni)(ni)(ni)溝通(tong)的(de)(de)對象在企業多數都比你(ni)(ni)(ni)職位高、資格老，沒(mei)有對他們(men)的(de)(de)尊敬，你(ni)(ni)(ni)就(jiu)會(hui)寸步難行。 3、較強(qiang)的(de)(de)心理(li)承受(shou)能力(li)。當你(ni)(ni)(ni)傳遞(di)的(de)(de)信息造成溝通(tong)對象的(de)(de)心理(li)壓力(li)或(huo)(huo)利益損失時，比如(ru)處罰(fa)決定(ding)、額外任務等等，對方會(hui)把對這(zhe)個(ge)決定(ding)的(de)(de)不滿(man)發泄到你(ni)(ni)(ni)頭上。如(ru)果(guo)你(ni)(ni)(ni)不明就(jiu)里，伸出腦袋(dai)挨(ai)磚，那你(ni)(ni)(ni)就(jiu)傻了(le)。這(zhe)種情況下，你(ni)(ni)(ni)要做(zuo)的(de)(de)是(shi)笑容(rong)(rong)滿(man)面(mian)(mian)、洗耳(er)恭聽(ting)，等他說(shuo)完(wan)(wan)。你(ni)(ni)(ni)只(zhi)需要再(zai)補充一(yi)(yi)句：“我(wo)傳達(da)的(de)(de)內容(rong)(rong)您(nin)(nin)都聽(ting)明白了(le)。有什(shen)么不滿(man)，我(wo)想您(nin)(nin)親自和總(zong)經理(li)談談，一(yi)(yi)定(ding)能得到圓(yuan)滿(man)解(jie)決。我(wo)勸您(nin)(nin)也(ye)別生(sheng)氣(qi)(qi)，雖然工(gong)作是(shi)公司的(de)(de)，但(dan)畢竟身體還是(shi)自己的(de)(de)。您(nin)(nin)多保重，再(zai)見。”有時候，你(ni)(ni)(ni)也(ye)可能要承受(shou)來自總(zong)經理(li)的(de)(de)誤解(jie)和斥責。不要當面(mian)(mian)頂(ding)撞，雨(yu)過自然天(tian)晴(qing)。等總(zong)經理(li)心平氣(qi)(qi)和了(le)，你(ni)(ni)(ni)再(zai)解(jie)釋(shi)，誤會(hui)一(yi)(yi)定(ding)會(hui)冰消(xiao)瓦解(jie)。